Práct
i
c
as
de
I
n
t
r
od
ucci
ó
n
al
u
s
o
de C
o
m
p
ut
a
dor
es
C
u
rso
2
0
0
1
-
20
02
1
Microsoft Access
Introducción
M
i
crosoft
Access es una herram
i
ent
a
de M
i
crosoft
para
l
a
defi
ni
ci
ón y
m
a
ni
pul
aci
ón de bases de dat
o
s.
Una base de datos es un sistem
a inform
atizado cuyo
propósito principal es m
a
ntener inform
ación y hacer
que est
é
di
sponi
bl
e en el
m
o
m
e
nt
o requeri
do. Est
a
i
n
fo
rm
aci
ón
es
persi
s
t
e
nt
e
dent
ro del
si
st
em
a, es deci
r,
una vez i
n
t
r
oduci
d
a en él
, se m
a
nt
i
e
ne hast
a que el
usuari
o deci
da el
i
m
i
n
arl
a
.
Los si
st
em
as de bases de dat
o
s se di
señan para
m
a
ne
jar grandes cant
i
d
ades de i
n
form
aci
ón. El
m
a
nejo de
datos incluye tanto
la
defi
nición de las estructuras para el alm
acenam
iento de la inform
ación com
o
los
m
ecanism
o
s para el m
a
nejo de la m
i
sm
a. Algunas de
las ventajas de usar las bases de datos son:
•
Evi
t
a
n l
a
redundanci
a
.
•
Ev
itan
la in
co
n
s
isten
c
ia.
•
Obl
i
g
an al
cum
p
l
i
m
i
e
nt
o de l
a
s norm
a
s o requi
si
t
o
s para l
a
adi
c
i
ón y
el
i
m
i
n
aci
ón de dat
o
s a
l
a
base
de dat
o
s.
•
Es posible aplicar restricciones de se
guridad para el acceso a los datos.
•
Se m
a
n
tien
e
la in
teg
r
id
ad
en
tre lo
s d
a
to
s
Tutorial de M
i
crosoft Access
Al
ejecut
a
r el
program
a de M
i
crosoft
Access sal
d
rá
una vent
ana de di
ál
ogo
donde se puede escoger o
crear l
a
base de dat
o
s con l
a
que se va a t
r
abajar
. Escoger “Base de datos en blanco” y pulsar “Aceptar”.
A
cont
i
nuaci
ón
hay
que el
egi
r
el
nom
bre que l
e
vam
o
s a
dar a l
a
nueva base de dat
o
s y
en qué di
rect
ori
o
vam
o
s a alm
acenarla. Escoged el directorio personal
de
cada
uno y llam
a
dla “tutorial.m
db”. “m
db” es la
ext
e
nsi
ón por defect
o para l
a
s bases de dat
o
s de Access (
M
icrosoft
D
ata
B
ase).
Una vez hecho esto aparecerá la ve
ntana principal de Access (ver fi
gura).
Contiene
un listado con todos
l
o
s objet
os que conform
a
n nuest
ra base de dat
o
s. Es
t
o
s objet
os se agrupan, según sus
caract
erí
s
t
i
cas,
en
seis fichas o
carpetas:
Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos
. Aquí
vam
o
s a
ap
ren
d
e
r a u
tilizar las características b
á
sicas d
e
las cu
atro
p
r
im
eras.
C
onform
e
nos m
ovem
o
s ent
r
e est
a
s sei
s
fi
chas se
ven l
i
s
t
a
dos de t
odos l
o
s objet
os de ese t
i
po que
contiene la base de datos activas (en este m
o
m
e
nt
o no habrá ninguno). A lado de este
listado
aparecen
tres
bot
ones:
Abrir, Diseño y Nuevo
(en
al
gunos
de
l
o
s
objet
os cam
bi
a el
nom
bre pero sus funci
ones son
sim
ilares). El prim
er botón ejecuta el objeto
sel
eccionado, el segundo perm
ite
editar un objeto ya creado
para hacer m
odificaciones o
revisiones y el tercero crea un nuevo objet
o, que dependerá de la ficha que
esté activada.
Dpt
o
.
de
Arq
u
i
t
ect
ura y
Tec
n
ol
o
g
í
a
de C
o
m
put
ad
ores
H.Pomares; B.Pri
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p
ut
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dor
es
C
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rso
2
0
0
1
-
20
02
2
Tablas
Una tabla es un conjunto de
inform
ación
acerca
de
una
persona, cosa o evento. Access representa las
t
a
bl
as en form
a si
m
i
l
a
r a l
a
s hojas de cál
cul
o
, donde l
a
s col
u
m
n
as son cam
pos y
l
a
s fi
l
a
s son regi
st
ros.
En una t
a
bl
a, un cam
po es una cl
ase de i
n
form
aci
ón co
m
o
puede ser la edad, localidad, sexo, DNI,
etc.
Un registro es un conjunto de info
rm
ación acerca de una persona,
cosa
o
evento específico. En este caso
Edad=
21
, Localidad=
Granada
, Sexo=
Varón
, DNI=
24.344.233
, et
c. Un punt
o i
m
port
a
nt
e que hay
que
destacar es que cada registro debe
ser único en la tabla correspondiente
. Para ello, existe un
cam
po
cuyo
val
o
r nunca puede repet
i
r
se a t
r
avés
de
t
odos
l
o
s
regi
st
ros de l
a
t
a
bl
a;
est
e
cam
po se denom
i
n
a
cl
ave
principal
. En el
ejem
pl
o m
o
st
rado podrí
a
ser el
DNI.
La defi
ni
ci
ón de l
a
s t
a
bl
as es el
eje
sobre el cual giran los dem
á
s el
em
entos de Microsoft Access. Com
o
se di
jo, una base de dat
o
s
l
a
form
an
l
o
s
dat
o
s
pr
opi
am
ent
e
di
chos y
l
o
s program
as que l
o
s m
a
ni
pul
an.
Puede decirse que las tablas constituyen los datos
en
sí y que los dem
á
s elem
entos de Access son los
program
as que l
o
s m
a
ni
pul
an.
Creación de Tablas
A continuación vam
o
s a crear una base de datos de
ejem
plo sencilla correspondiente
a
una
com
p
añía
d
i
sco
g
r
áfica.
Lo
s cam
p
o
s
q
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v
a
m
o
s a u
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ar serán
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l
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sco, el
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u
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o
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, el
núm
e
r
o
d
e
c
o
p
i
as
vendi
das
y
e
l
p
r
e
c
i
o
de venta. Para hacer esto, pulsam
o
s en la
ficha “Tablas” (si es que no
estam
o
s
ya
en
esta ficha) y hacem
os un clic del ratón en el
botón “Nuevo”. Nos saldrá
una ventana de diálogo
preguntando por la form
a en que querem
o
s crear la
tabla (si querem
o
s hacer
el diseño sin ayuda, si
querem
o
s un asistente para ayudarnos
a
hacer
la
tabla,
si querem
o
s im
portar una tabla ya existente, etc.).
Nosot
r
os escogerem
o
s “Vi
s
t
a
Di
seño” pa
ra const
r
ui
r nuest
ra t
a
bl
a desde cero.
En
el entorno de Access entonces nos
aparecerá una gran tabla con tres
colum
n
as. En la prim
era de ellas
“Nom
bre
del
cam
po”
vam
o
s a i
n
t
r
oduci
r
l
o
s di
st
i
n
t
o
s
cam
pos de l
o
s que va a const
a
r nuest
ra base de
d
a
to
s (en
este caso
t
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u
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,
a
u
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o
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,
c
o
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as vendi
das
y
p
r
e
c
i
o
). En l
a
segunda de el
l
a
s “Ti
po de dat
o
s” vam
o
s
a
defi
ni
r
si
l
o
s val
o
res del
cam
po en cuest
i
ón serán de t
e
xt
o, num
éri
c
os, et
c.). La t
e
rcera es para i
n
t
r
oduci
r
una breve descri
pci
ón de a qué se refi
ere cada cam
po y
es opci
onal
.
Lo prim
ero que harem
o
s será escribir
los
cuatro
cam
pos
de nuest
ra base de dat
o
s en l
a
pri
m
era col
u
m
n
a
(usar los cursores, el tabulador o el
ratón para m
overse entre celdas i
gual que com
o
se hace en
Microsoft
Excel
).
C
onform
e
vam
o
s escri
b
i
e
ndo el
nom
bre de l
o
s cam
pos en l
a
col
u
m
n
a “Ti
po de dat
o
s” se act
i
v
a el
t
i
po por defect
o que es “Text
o
”.
Fi
nal
m
ent
e
sól
o
queda por defi
ni
r l
a
col
u
m
n
a de
“Tipo de datos” para cada cam
po recién creado. En
nuest
ro caso, l
o
s dos úni
cos
cam
pos
que
no son de t
e
xt
o
s
o
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c
o
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das
(que debe ser de t
i
po
num
éri
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o) y
p
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c
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(que debe ser de t
i
po m
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da, aunque t
a
m
b
i
é
n se podrí
a
defi
ni
r com
o
num
éri
c
o). Para
el
l
o
debem
o
s m
over el
cursor a l
a
cel
da
“Ti
po de dat
o
s” del
cam
p
o
c
o
p
i
as vendi
das
y hacer un
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en
el
pequeño
bot
ón
de l
a
derecha para que el
program
a nos
m
u
est
r
e una pequeña l
i
s
t
a
despl
e
gabl
e con t
odos
los tipos de datos posibles. Seleccionar “Num
érico”
(ver figura). Hacer lo m
i
sm
o con el cam
p
o
p
r
e
c
i
o
pero seleccionando “Moneda”.
Dpt
o
.
de
Arq
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ect
ura y
Tec
n
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ad
ores
H.Pomares; B.Pri
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n
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s
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0
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20
02
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Una vez hecho est
o
, y
a
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nem
o
s defi
ni
dos correct
am
ent
e
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odos l
o
s cam
pos que vam
o
s
a
usar,
así
que
seleccionam
o
s Archivo
Æ
Guardar para guardar nuest
ra nueva t
a
bl
a. El
program
a pregunt
ará por
el
nom
bre con el que vam
o
s a
alm
acenar
la
tabla.
Escrib
id “discos” y pulsar Acep
tar. Microsoft Access se
dará
cuent
a
ahora que no se ha decl
arado ni
ngún
cam
po com
o
cl
ave pri
n
ci
pal
así
que pregunt
ará si
querem
o
s que nos defi
na un nuevo cam
po de form
a
aut
o
m
á
tica que contenga dicha clave principal. Pulsar
“Sí”. De esta form
a, Access introduce un
cam
po
llam
a
do
Id
que cont
endrá un val
o
r úni
co para cada uno
de
los
registros
que introduzcam
os en el futuro
y que se irá actualizando de form
a secuencial y
aut
o
m
á
t
i
ca. C
e
rrad l
a
vent
ana para vol
ver a l
a
vent
ana pri
n
ci
pal
con t
odas l
a
s fi
chas.
Introducción de datos en una tabla
C
a
da t
a
bl
a de l
a
base de dat
o
s (así
com
o
cada
una de l
a
s fi
chas de M
i
crosoft
Access) t
i
e
ne dos
present
aci
ones:
Vi
st
a di
seño
y Vista de la ficha en cuestión en ej
ecuci
ón. La Vi
st
a di
seño es l
a
que
y
a
hem
o
s vi
st
o ant
e
s para defi
ni
r l
o
s cam
pos de l
a
t
a
bl
a.
La
“Vi
s
t
a
de hoja de dat
o
s” cont
i
e
ne t
odos l
o
s dat
o
s
pertenecientes a la tabla. Para intr
oducir
datos
en
la
tabla
seleccionam
o
s la tabla “discos” de la ficha
“Tabl
a
s” y
pul
sam
o
s el
bot
ón “Abri
r
”. Lo que verem
o
s será nuest
ra t
a
bl
a di
scos (que
t
odaví
a
no
t
i
e
ne
ni
ngún regi
st
ro). Para conm
ut
ar
ent
r
e
l
o
s
dos t
i
pos de vi
st
as bast
a pul
sar el
bot
ón
ó
(según
sea l
a
vi
st
a act
ual
)
a l
a
i
z
qui
erda de l
a
barra de herram
i
ent
a
s.
Ahora ya podem
o
s em
pezar a introducir datos en nuestra
tabla. Usando el
tabula
dor, los cursores o el
rat
ón i
n
t
r
oduci
r
l
o
s si
gui
ent
e
s dat
o
s:
T
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Pri
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ce
10000
1500
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Pi
nk Fl
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6000
2300
The W
a
l
l
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nk Fl
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60000
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4000
3000
1
9
9
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0
1
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0
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Gol
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8000
3000
C
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ra base de dat
o
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H.Pomares; B.Pri
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2
0
0
1
-
20
02
4
Formularios
Un form
ulario es la interfaz que m
a
neja Microsof
t Access para la interacción con el usuario. En un
form
ul
ari
o
se puede present
a
r, cam
bi
ar, el
i
m
i
n
ar e i
n
t
r
oduci
r
l
a
i
n
form
aci
ón de una o
m
á
s
t
a
bl
as.
El
diseño correcto de un form
ulario fac
ilita
a los usuarios la interacción c
on el sistem
a de base de datos.
M
i
crosoft
Access i
n
corpora un asi
s
t
e
nt
e que genera
au
to
m
á
ticam
en
te lo
s fo
rm
u
l
ario
s m
á
s h
a
b
itu
ales.
Para crear un form
ulario para nuestra
base de datos, seleccionam
o
s la
ficha “Form
u
larios” de la ventana
principal de Access y pulsam
o
s
en
“Nuevo”.
A
con
tinuación nos aparecerá una
ventana de diálogo donde
se nos pregunt
a por el
t
i
po de form
ul
ari
o
que
querem
o
s y
l
a
t
a
bl
a de donde provi
enen l
o
s dat
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s a i
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cl
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en
el
m
i
sm
o. El
egi
r
em
os el
“Asi
st
ent
e
para form
ul
ari
o
s” y
,
por supuest
o, l
a
t
a
bl
a será l
a
de “di
s
cos”.
C
u
ando se el
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g
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Asi
s
t
e
nt
e para form
ul
ari
o
s va
n
apareci
endo una seri
e de vent
anas de di
ál
ogo que
facilitan
m
u
cho
la tarea. En la siguiente vent
ana se pregunta sobre los cam
pos que querem
o
s que
aparezcan
en el form
ulario. Debem
o
s el
egir los cuatro cam
pos que tenem
o
s (
no incluir el Id ya que éste se
genera de form
a aut
o
m
á
t
i
ca). En l
a
vent
ana
de
di
st
ri
buci
ón de dat
o
s el
egi
r
“En col
u
m
n
as” y
pul
sar el
bot
ón “Term
i
nar” (el
rest
o de opci
ones por el
m
o
m
e
nt
o
no nos i
n
t
e
resan y
cogem
o
s l
o
s val
o
res por
defecto). Autom
á
ticam
ente aparece
el
form
ulario con el que podem
o
s
acceder a cada uno de los registros
y añadir nuevos. Para hacer esto últim
o
seleccionar del m
e
nú principal “Insertar
Æ
Nuevo R
e
gi
st
ro”
y
añadir 2 nuevos registros: (tam
bién
podem
o
s utilizar los botones de la pa
rte inferior del form
ulario para
desplazarnos por los distintos re
gistros y para añadir nuevos)
T
í
t
u
l
o
A
u
t
o
r
C
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p
i
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s
V
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d
a
s
P
r
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c
i
o
W
i
sh y
ou were here
Pi
nk Fl
oy
d
50000
2500
Agi
l
a
E
x
t
r
em
o
d
u
r
o
8
0
0
0
3
0
0
0
Cerrar el form
ulario y com
p
robar que
en
la
fi
cha “Form
u
larios” aparece nuestro nuevo form
ulario.
Tam
b
i
é
n com
p
robar que en nuest
ra t
a
bl
a “di
s
cos”
se han i
n
sert
ado l
o
s dos nuevos regi
st
ros.
En est
e
m
o
m
e
nt
o y
a
sabem
o
s cóm
o
defi
ni
r una base
de dat
o
s y
com
o
generar un form
ul
ari
o
para poder
m
odificar o añadir registros. A
continuación vam
o
s a ver cóm
o
poder
hacer
consultas y pequeños cálculos
en nuest
ra base de dat
o
s.
Consultas
Una consul
t
a
es una sol
i
c
i
t
ud de i
n
form
aci
ón a l
a
base
de
dat
o
s. Los dat
o
s m
o
st
rados pueden proceder de
una sol
a
t
a
bl
a o de un conjunt
o de
t
a
bl
as
(rel
aci
onadas
entre ellas). Una consulta crea la llam
a
da “hoja de
respuestas dinám
i
ca” a partir de la in
form
ación extraída de las tablas de
la base de datos. En algunos tipos
de
consul
t
a
es
posi
b
l
e
m
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fi
car
l
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o
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o
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l
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ón
del
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a son las tablas.
En
las
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n
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licar criterio
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s d
e
las tab
l
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p
e
rar só
lo
lo
q
u
e
cum
p
lan con el criterio.
A continuación vam
o
s a realizar una consulta a la
base
datos
donde querem
o
s que aparezcan todos los
di
scos de Pri
n
ce junt
o con el
núm
ero de copi
as
vendi
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sco y
l
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o
t
a
l
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cada uno de esos di
scos ha
generado.
Para el
l
o
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o
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cha “C
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t
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n
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y
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ón “Nuevo”. Al
i
gual
que
en el caso de los form
ularios
vam
o
s
a
usar
la
opción
que
nos perm
ite que el program
a nos ayude a realizar la consu
lta (seleccionam
o
s “Asistente para
consultas sencillas”). En la siguiente ventan
a vam
o
s a incluir todos los cam
pos m
e
nos el
Id
. Hay
que
tener en cuenta que, aunque sólo vayam
o
s a sacar
en
la
consulta el título del disco y el dinero que ha
generado,
necesitam
o
s
todos
los cam
pos para poder hacer
el filtrado. Pulsam
os a “Siguiente” hasta que
aparezca la ventana del nom
bre que querem
o
s ponerle
a la consulta. Teclear “Dinero generado por
Prince”. Pulsar “Term
i
nar” (el resto de
opciones por el m
o
m
e
nt
o no nos interesan).
Nos aparecerá el resultado de la consulta que sim
p
lem
e
nte será ver todos los cam
pos de la base de datos
m
e
nos el
I
d
. Ahora debem
o
s conm
ut
ar a l
a
“Vi
s
t
a
de di
seño” para poder i
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-
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queram
o
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consul
t
a
. Pul
s
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bot
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o en el m
e
nú “Ver
Æ
Vista diseño”. Nos saldrá una
pant
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l
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q
u
e
r
a
mo
s
.
Lo
prim
ero
que tenem
o
s que hacer es seleccionar sólo
los discos de Prince. Para ello, en la fila de
“Criterios” del cam
p
o
A
u
t
o
r
vam
o
s a escribir
“Prince”.
Conm
utar
a
“Vista hoja de datos” para com
p
robar
que realm
e
nte ya sólo aparecen
los discos de este autor.
De
nuevo
vol
vem
o
s a “Vi
s
t
a
de di
seño” para i
n
cl
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r un nuevo cam
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ir (v
er fig
u
r
a):
[C
opi
as vendi
das]
*[Preci
o]
Cada vez que se quiera hacer una ope
ración con el valor
que
un registro tiene de
un cam
po se deben usar
l
o
s corchet
e
s y
dent
ro de ést
o
s poner el
val
o
r del
cam
po (el
‘*’ si
m
bol
i
za product
o
).
Para
poner un título en el nuevo cam
po creado (cuyo nom
b
r
e
e
s
E
x
p
r
1
) posi
c
i
onam
o
s el
rat
ón en di
cho
cam
po,
pulsam
o
s
el
botón derecho y elegim
os “Propi
edades”. Saldrá un panel donde debem
o
s seleccionar
el cam
po “Título” y escribim
os ahí “Dinero generado”
. Tam
b
ién elegim
os el form
ato com
o
“Moneda”.
C
e
rram
o
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a
vent
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com
p
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o
s el
aspect
o que t
i
e
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a
consul
t
a
ahora.
Finalm
ente vam
o
s a fijarnos en la fila “Mostrar”.
Los cam
pos que se ven en l
a
consul
t
a
est
á
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act
i
v
ados.
Com
o
sólo querem
o
s que aparezca el título, núm
ero de c
opias
y el dinero genera
do debem
o
s desactivar el
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o
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o
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Informes
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o
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dos
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o
s para ser i
m
presos. Un i
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form
e
constituye una form
a de presentar los datos signi
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o
s pa
ra poder ser
distribuidos.
Dpt
o
.
de
Arq
u
i
t
ect
ura y
Tec
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ol
o
g
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a
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o
m
put
ad
ores
H.Pomares; B.Pri
e
t
o
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